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7 Tipps für ein erfolgreiches Dokumenten-Management

Basistipps für den Start in DokumentenmanagementSpielen Sie schon länger mit dem Gedanken eine Digitalisierung und Automatisierung der Dokumenten-basierten Prozesse in Ihrem Unternehmen anzustoßen? Sie wissen aber nicht wo Sie anfangen sollen?

Hier sind sieben grundlegende Tipps für einen erfolgreichen Start in die Digitalisierung:

1. Setzen Sie sich Ziele
Ihr Zögern ist berechtigt, denn Sie wollen schließlich nicht den Fehler machen und die Implementierung eines neuen Systems in die Wege leiten, ohne sich vorab gründlich mit dem Nutzen und den Zielen auseinandergesetzt zu haben. Stellen Sie sich also die Frage welche Punkte für Sie wirklich wichtig sind. Geht es um die schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten? Wollen Sie Platz in der Ablage schaffen? Oder vielleicht die Zusammenarbeit der Abteilungen verbessern? Wie viel Zeit möchten Sie einsparen? Wenn Sie sich über die exakten Ziele im Klaren sind, werden Sie konkret.

2. Priorisieren Sie Prozesse, die automatisiert werden sollen
Fokussieren Sie sich zunächst auf die Prozesse, die Sie wirklich voranbringen möchten. Zum Beispiel die Antwortzeiten im Kundenservice. In diesem Bereich ist es bspw. möglich durch Automatisierung von einem Schnitt zwischen sechs bis zehn Stunden auf eine Antwortzeit von unter einer Minute zu kommen.

3. Überlegen Sie, welche Features Sie wann anschließen
Digitales Dokumentenmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, neben der Kernaufgabe der Digitalisierung, weitere Vorteile in Anspruch zu nehmen. Zum Beispiel kann eine intelligente Freitext-Suchfunktion sinnvoll sein. Oder möchten Sie, dass mehrere Personen auf ein Dokument zugreifen können? Es bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, den Nutzen eines solchen Systems sukzessive zu erweitern.

4. Bearbeiten Sie Dokumente direkt
Sie haben sicherlich schon häufig das ein oder andere Dokument mehrfach ausgedruckt und mit ergänzenden Informationen wieder eingescannt. Abgesehen davon, dass das Volumen an aufzubewahrenden Papieren dadurch nicht geringer wird, verschlechtert sich so auch die Qualität des Dokuments. Das müssen Sie mit digitalisierten Unterlagen nicht mehr tun. Sie können Notizen einfach der bestehenden Datei hinzufügen oder diese wieder entfernen.

5. Hinterfragen Sie laufend Papier-basierte Prozesse
Das papierlose Büro bleibt natürlich noch Utopie. Deshalb ist es wichtig, den Umgang mit Papier-basierten Prozessen ständig im Blick zu behalten und regelmäßig Sinn und Nutzen zu hinterfragen. Die gute Nachricht: Automatisiertes Dokumenten-Management hilft Ihnen auch hierbei. Immer mit der Frage im Blick: Sind alle Abläufe noch sinnvoll, effizient und kundenfreundlich?

6. Nutzen Sie unstrukturierte Daten
In der Vergangenheit landeten viele potentiell verwertbare Daten in Aktenschränken. Die Generierung großer digitaler Datenmengen ermöglicht eine viel differenziertere Auswertung, so dass Ihre Daten auch in geschäftlicher Hinsicht für Sie arbeiten, während Sie bereits Ihre Prozesse beschleunigen.

7. Achten Sie auf ein einfaches Benutzer-Interface
Ganz gleich wie komplex ein System im Hintergrund funktioniert – die einfache Bedienbarkeit sollte davon unberührt bleiben. Ein gutes System trennt deshalb administrative Elemente strikt von nutzerspezifischen. Wenn ein Mitarbeiter die jeweils nur für ihn relevanten Funktionen und Daten angezeigt bekommt, erhöht sich seine Produktivität deutlich.

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