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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Warum sich die Investition lohnt

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI TechnologieNur jedes vierte Unternehmen in Deutschland verarbeitet Eingangsrechnungen automatisch. Obwohl es längst Lösungen gibt, die ungeahnte Effizienz-Potentiale heben helfen. Hierzulande schlummern große Potentiale.

Die Ergebnisse des Bitkom Digital Office Index sind ernüchternd: Der Weg in vollständig digitalisierte Service- und Verwaltungsprozesse ist erst zur Hälfte geschafft. Selbst einfache Domänen wie die digitalisierte Verarbeitung von Rechnungen – in einem Schwellenland wie Brasilien seit der letzten Dekade längst weit verbreitet – haben sich in deutschen Unternehmen noch nicht wirklich durchgesetzt. Lediglich 24 Prozent der Unternehmen verarbeiten empfangene Rechnungen digital nach gängigen Standards (EDI oder ZUGFeRD). Dabei schlummern gerade hier ungeahnte Potentiale.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung: Mehr als reine Datenerfassung

Softwarelösungen zur intelligenten Datenerfassung reduzieren nicht nur den Arbeitsaufwand sowie die Fehler und Kosten in der Kreditorenbuchhaltung. Sie lassen sich auch gewinnbringend für weitere Geschäftsbereiche nutzen, indem vorerst ungeordnete Informationen strukturiert weitergeleitet werden. Davon profitieren Finanzsysteme, Lieferantenstammdaten, Bestellaufträge und Workflowsysteme. Im Kreditorenprozess zeigt intelligente Software ihren Nutzen außerdem in der Aufdeckung von Rechnungsbetrügen und –dupletten.

Was intelligente Erfassungssoftware leisten sollte

Wesentlicher Bestandteil einer intelligenten Data Capture-Software ist, dass sie alle Arten von Dokumenten – Papierrechnungen, Faxe oder Online-Anhänge – digital erfasst und korrekt klassifiziert; sie unterscheidet Rechnungen also automatisch von anderen Dokumenten. Im nächsten Schritt extrahiert und verifiziert sie relevante Rechnungsdaten – die größte Herausforderung für die Software: jede Rechnung sieht anders aus, hier eine Logik auszumachen, ist komplex. Intelligente Systeme lernen permanent hinzu und greifen die Daten über eine Methode auf, die dem menschlichen Schlussfolgern gleicht. Zuletzt folgt die automatisierte Übermittlung relevanter Daten an andere Geschäftssysteme.

Das A und O: Eine sorgfältige Planung

Wer den wärmstens empfohlenen Aufbruch in die Ära der automatisierten Rechnungsbearbeitung wagt, sei trotz aller Euphorie empfohlen, seine Investition sorgfältig zu planen. Eine Durchführung im Hauruck-Verfahren könnte die angepriesenen Kostenvorteile zunichte machen. An erster Stelle sollte hier eine gründliche Bestandsaufnahme des gesamten Rechnungsprozesses inklusive der beteiligten Mitarbeiter, Systeme und internen Verbindungen stehen. Sehr genau sollte auch eruiert werden, nach welchen Kriterien eingehende Dokumente sortiert, erfasst und gespeichert werden. Und: Bitte nicht an der Investition in eine regelmäßige Leistungsprüfung sparen! Nur so kann der Prozess der automatisierten Rechnungsbearbeitung zum Besten einer Organisation optimiert werden.

 

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