Artikelformat

Cloud Computing in der Praxis

ECM Software in der CloudDas Grundprinzip der Cloud ist in den letzten Jahren vielfach kommuniziert und von den meisten Entscheidern verschiedenster Branchen nachvollzogen worden. Dennoch tun sich viele Unternehmen immer noch schwer damit die Vor- und Nachteile einer Cloud-Lösung für ihren IT-Betrieb einzuschätzen.

Entgegen der allgemeinen Vorstellung, dass wir bei ITyX nur über Lösungen für mittlere bis große Unternehmen sprechen, kann die Auslagerung textbasierter Prozesse bereits bei kleinen Organisationen (ab fünf Mitarbeitern) durchaus sinnvoll sein. Wir möchten Ihnen daher gerne eine Orientierungshilfe geben, wie Sie die Cloud-Einsatzszenarien bewerten und abgrenzen können – insbesondere wenn es um DMS-Lösungen (analog) oder Call Center Lösungen (digital) im ECM geht.

Integration in vorhandene Unternehmensprozesse

Eine Umstellung auf Cloud-Technologie muss nicht zwangsläufig ein radikaler Schritt sein. Im ECM Kontext sind Hybridlösungen äußerst beliebt – und sollten für Prozesse in mittleren bis großen Unternehmen auch bevorzugt werden. Der Vorteil der Hybrid Cloud: sensible Daten und Datenzugriffe finden über das interne Netzwerk statt – die Prozesse selbst und die Abwicklung von Routine-Diensten (z.B. Document & Data Capture, Rechnungsdaten-Lesung oder Inhaltsanalyse) werden dagegen an externe Server ausgelagert. In welchem Umfang dies für Sie hinsichtlich Kosten und Nutzen sinnvoll ist, sollten Sie mit einem kompetenten Cloud-Anbieter besprechen. Insbesondere auch, was ein langfristig sinnvolles Stufenmodell bei der Migration von IT-Funktionen in eine Cloud Umgebung angeht. Hier sollte genau betrachtet werden, vor welchen Herausforderungen die Unternehmens-IT als „Enabler“ für neue Service-Modelle in den kommenden Jahren stehen wird.

Eine andere Möglichkeit die Cloud als Teillösung zu verwenden sind einzelne Tools, Programmpakete und Services externer Anbieter. Diese reichen von kleinen „Helferlein“ (z.B. Datei- und Format-Converter) bis hin zu standardisierten ECM Gesamtlösungen. Verlockend ist hierbei der geringe Wartungsaufwand, eine transparente Kosteneinschätzung durch ein miet- und verbrauchsbasiertes Kostenmodell und die Refokussierung auf Kernkompetenzen des Betriebes.

Cloud Sicherheitsstandards

Gerade in Deutschland sind die Vorbehalte gegenüber der Sicherheit des Cloud-Computings groß. Dabei wird häufig außer Acht gelassen, dass es auch innerhalb interner IT-Infrastrukturen eine 100%ige Sicherheit für Daten nicht geben kann. Im Gegenteil: die kriminelle Energie bei Angriffen auf Unternehmens-Netzwerke ist in der Vergangenheit deutlich gewachsen. Sollte der Cloud-Betrieb am Ende nicht sogar sicherer sein, weil Kompetenzen für die Gefahrenabwehr gebündelt werden? Die Bemühungen der Cloud-Anbieter Sicherheitsstandards zu erfüllen sind in jedem Fall enorm, wohlwissend, dass dies der sensibelste Aspekt ihres Geschäftsmodelles ist. Bei der Wahl des Anbieters sind vorhandene Zertifizierungen (ISO 27001), Standorte (Deutsches Recht) und eigene Identitäts- und Zugangsmethoden im Betrieb wichtige Kriterien für eine langfristige Zusammenarbeit.

ECM Lösungen aus der Cloud

Gerade im ECM-Bereich bieten Cloud Systeme viele Vorteile. Die Kosten sind geringer und besser planbar. Der Betrieb ist frei skalierbar. Kurze Update-Zyklen mit neuen Features runden die Haben-Seite der Betrachtung ab. Maßgeblich ist aber der Zugriff durch Kunden und Mitarbeiter. Insbesondere mobile Zugriffe sind technisch einfacher zu bewerkstelligen als bei On-Premise Systemen, die sich hinter Firmen-Firewalls „verstecken“. Problematisch kann der Wechsel in die Cloud allerdings bei nicht optimal durchgeführter Migration werden. Wenn bestehende Systeme komplizierter statt einfacher zu bedienen sind, weil der Umstieg nicht zu Ende gedacht wurde, wird dies die Geschäftsprozesse bremsen.

Lassen Sie sich vor dem Umstieg deshalb gut von Ihrem potentiellen Partner beraten und vertrauen Sie vor allem der Empfehlungen der Fachleute. Da der Nutzen die möglichen Probleme in aller Regel deutlich übersteigt, ist es kein Wunder, dass sich die Cloud ungebrochener Beliebtheit freut und immer mehr Unternehmen ihre Prozesse auslagern. Dieser Trend wird sich Experten zufolge bis 2020 weiter fortsetzen, zumal viele Geschäftsmodelle ohne die entsprechende Flexibilität und Kostenreduktion in Zukunft kaum noch konkurrenzfähig sein werden.

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.


Wir spamen Sie nicht zu, versprochen!

Regelmäßige News rund um Automatisierung
und Service-Optimierung halten Sie up to date.
Frau  Herr 
Bleiben Sie informiert!