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Die drei Generationen des Capturings

Drei Generationen von Capture Software

Bildquelle: incontextmag.com

Die Dokumentenerfassung ist mittlerweile an einem Punkt angekommen, an dem sie weit über die reine Digitalisierung hinausreicht und signifikant zur Workflow-Verbesserung beiträgt.

Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, woran Sie moderne Technologien erkennen, hier eine Übersicht zu den verschiedenen Generationen.

1. Generation:

Angefangen hat alles mit Template-basierten OCR-Systemen. 1978 verkaufte Branchen-Pionier Ray Kurzweil eine erste kommerzielle Version einer entsprechenden Software an das Unternehmen LexisNexis. OCR steht für „Optical Character Recognition“. Eine sehr unflexible Angelegenheit, da spezielle Erfassungselemente an spezifischen Stellen auf dem jeweiligen Dokument nötig waren um korrekt eingelesen zu werden. Zunächst handelte es sich um eigens entworfene Schriftarten, später war auch die Erkennung von Druckschrift möglich. Auf Grundlage von Keywords wie bspw. „Rechnungsnummer“ wurden eingelesene Dokumente korrekt erkannt.

2. Generation:

Die ersten zaghaften Schritte in Richtung selbstlernender Software folgten in den 80er Jahren. Die stark regelbasierten Lösungen erhielten durch Templates mehr Flexibilität in der Erkennung. „Memory Recognition“ erlaubte es Anwendern auch Dokumente einzulesen, die von allzu starren Vorgabe-Mustern abwichen. Viele Jahre blieb diese Technologie Industriestandard und ist bis heute bei verschiedensten Organisationen im Einsatz.

3. Generation:

Seit Anbeginn der Computer-Ära sehnen sich Entwickler und Nutzer nach Systemen, die intuitiver und menschlicher agieren. Die Starrheit mancher Software trieb schon so manchen Anwender an den Rande des Wahnsinns. Nicht anders erging es bereits zahlreichen Nutzern alter OCR-Lösungen.Capture Software der dritten Generation Wie schön wäre es, wenn entsprechende Programme den Inhalt einfach dem Kontext entnehmen und Schreibfehler ignorieren könnte?

Einen großen Schritt in die richtige Richtung machten die ersten intelligenten Capturing-Systeme. ICR (Intelligent Charakter Recognition) löste die OCR-Methode ab und ist heute Bestandteil einer jeden hochentwickelten ECM-Lösung. Ob gedruckte oder handgeschriebene Schrift – die Erkennungsquote von Capture Software mit ICR-Technologie stieg über die Jahre zunehmend und ist heutzutage enorm hoch (i.d.R. weit über 90%).

Intelligente Dokumentenerfassung im Rahmen eines strategischen Input Managements bedeutet heutzutage eine direkte Überführung der Dokumente in den Arbeitsprozess. Moderne Systeme sind in der Lage Daten aus jeglicher Quelle zu erfassen, diese zu klassifizieren, Inhalte zu extrahieren und nach Zuständigkeit zuzuweisen.

Woran erkenne ich moderne Lösungen?

Heutige Software reicht nahe an den o.g. Idealzustand heran. Es wäre natürlich vermessen die kognitive Leistung mit der eines Menschen gleichzusetzen, aber neue smarte Technologien können in der Tat kontextbasiert arbeiten, Schreibfehler ignorieren und Dokumente selbstständig zuordnen. Menschliches Zutun ist meist nur hinsichtlich der Qualitätssicherung notwendig. Demzufolge ist das wichtigste Kriterium, dass es sich tatsächlich um eine intelligente, KI-basierte Lösung handelt. Schließlich kann moderne Software verschiedene Sprachen erkennen. Dies ist für die meisten Großunternehmen eine unabdingbare Notwendigkeit.

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