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Enterprise Content Management – was Sie wissen müssen

Was leisten intelligente ECM Systeme?Sie interessieren sich für ECM, haben den Blog bereits quer gelesen, sind sich aber nicht sicher, was Enterprise Content für Sie wirklich leisten kann? Dann lesen Sie diesen Artikel – wir haben die wichtigsten Aspekte an dieser Stelle für Sie zusammengefasst…

Bei ECM handelt es sich um Methoden sowie um Techniken und Werkzeuge, die der Erfassung und Verwaltung von Daten zur Bereitstellung für organisatorische und operative Prozesse dienen.

Innerhalb des ECM kommt es also nicht nur zu einem Erfassen der bereits vorhandenen Daten, vielmehr werden auch neue Daten gefördert und diese gegebenenfalls mit den Alt-Daten verknüpft und verwendbar gemacht. Enterprise steht in diesem Zusammenhang für ein Unternehmen oder eine Organisation, Content für den Inhalt oder im übertragenen Sinne für Informationen und Daten, Management umfassen sämtliche Aktionen, die mit den Daten umgesetzt werden.

Der Begriff spielt dabei vorrangig für IT-Unternehmen oder für Unternehmen, deren Geschäftsfelder auch im Internet vorhanden sind und die den Großteil ihrer marketing-technischen Maßnahmen im Netz durchführen, eine Rolle.

Ein intelligentes ECM ist in vielen Bereichen von Vorteil. Unabhängig davon sind zwei Aspekte besonders zu beachtenswert: Die Erfassung von Daten sowie etwaige Probleme durch Medienbrüche.

Ganzheitliches Enterprise Content Management – das Input Management

Unter dem Input Management sind alle Aktivitäten und Prozesse zu verstehen, die sich mit der Erfassung und Akkumulation von Daten befassen. Der zu verarbeitende Content für das ECM muss im ersten Schritt jedoch erst einmal gewonnen werden. Hierfür eignen sich Systeme zur automatischen Erfassung von Daten, um potentielle Fehlerquellen, die sich z.B. durch das Sammeln von Daten in mechanischer Weise anhäufen könnten, zu vermeiden. Des Weiteren ist ein derartiger Automatismus auch durchaus wünschenswert, um eigene Ressourcen im Unternehmen einzusparen. Im Folgenden geschieht eine Anbindung an die nachfolgenden Geschäftsanwendungen. Das Mining der Daten kann z.B. über elektronische Hardware oder auch via Software-Anwendungen geschehen.

Ein ganzheitliches Input Management befasst sich zudem aber auch mit der Strukturierung der entsprechenden Daten – hierfür kommen Systeme wie z.B. Data-Warehouse-Systeme zum Einsatz. Hinsichtlich der Erfassung der Daten wird auch immer wieder der Begriff Capturing verwendet. Wobei es Ziel ist nicht nur die Daten zu sammeln, sondern diese auch zu erhalten.

Bereitstellung digitaler Daten als weitere Aufgabe des Input Management

Digitale Archive machen das Capturing von schriftlichen Dokumenten zu einer weiteren Kernaufgabe des Input Management. Hierbei geht es in erster Linie um die Erfassung der Daten und die anschließende Übertragung der Daten über zum Teil mehrere Medien. Es ist in diesem Zusammenhang darauf zu achten, dass entsprechende Daten auf Grund von Medienbrüchen nicht verloren gehen. Möglichkeiten zur Datenerfassung und Medienumwandlung ergeben sich in diesem Bereich vor allem in Form von Scannen sowie Imaging und einer aufwändigeren Volltextsuche. Grundsätzlich kommen Input Management sowie das darauf folgende ECM entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens zum Einsatz.

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