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Mithilfe von Intelligent Document Capture die Information „zwischen den Zeilen“ lesen

Intelligent Document Capture erfasst digitale und analoge DokumenteWir leben im digitalen Zeitalter: Die meisten verwertbaren Quellen im Unternehmensumfeld werden heute digitalisiert. Damit sollten relevante Informationen einfach zugänglich sein, meint man. Doch die Realität sieht anders aus – die Masse der Daten landet in Archiven, zu denen kaum einer Zugang hat.

Ärgerlich – denn Informationen sind in einer Wissensgesellschaft zum einen ein hohes Gut, zum anderen ein Kapital, das an Wert verliert je älter es ist. Unternehmen müssten also eine immer größere Flut an strukturierten und unstrukturierten Informationen möglichst umfassend und schnell zugänglich machen, wollen sie auf dem Markt bestehen.

Durch einfache Erfassungssoftware (Document Capture Software) – der Standard in den meisten Unternehmen – können analoge und digitale Geschäftskorrespondenzen zwar industriell gescannt werden. Einen automatischen Zugriff auf alle relevanten Informationen hat man mit dieser Lösung jedoch nicht. Der digitale Transfer von Daten in verwertbare Vorgangsinformationen erfolgt weiterhin manuell und ist bei einer kontinuierlich steigenden Datenflut eine höchst kostspielige Aufgabe.

Nutzen Unternehmen hingegen moderne Intelligent Document Capture Lösungen, wird dieser Vorgang weitestgehend „technisiert“. Eingehende Korrespondenz wird über eine OCR-gestützte Erfassung (Optical Character Recognition) inhaltlich erschlossen, extrahiert und automatisiert einem bestimmten Geschäftsvorgang zugeordnet. Nur in Ausnahmefällen müssen Sachbearbeiter manuell eingreifen.

Dafür werden im Zuge einer semantischen Analyse (neudeutsch: Semantic Content Analytics) Muster von Zahlen und Buchstaben eingesetzt, die sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten erkennen und aus bloßen Daten wertvolle Informationen generieren. Nach diesem Schema arbeiten Enterprise Applikationen wie Knowledge Management, Input Management und Robotic Process Automation – sie alle helfen, Enterprise Content Management (ECM) weitgehend zu automatisieren.

Als besonders unkompliziert erweisen sich Browser-basierte Anwendungen: Über eine Schnittstelle ist jeder Arbeitsplatz mit der Scan-Lösung vernetzt, so dass alle Mitarbeiter Dokumente erfassen und auf sie zugreifen können. Updates finden automatisiert auf allen Geräten gleichzeitig statt. Und die Anwendung lässt sich in die Line of Business (LOB)-Software integrieren – Scannen erfolgt dann per Klick.

Die erzielten Einsparungen durch Intelligent Data Capture sind enorm – insbesondere bei der Verarbeitung hochvolumiger Stückzahlen im gehobenen Mittelstand und in Großunternehmen. Weitere Vorteile einer intelligenten und digitalen Datenerfassung: Unternehmen senken ihre Lagerkosten, sie treiben die Standardisierung von Prozessen voran und können Sicherheits- und Compliance-Vorgaben besser gewährleisten.

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